Zásady ochrany osobních údajů Správce osobních údajů GOLF CLUB PODĚBRADY z. s.,
IČO: 49534050, se sídlem Na Zálesí 530, Poděbrady III, 290 01 Poděbrady, vedený u Městského soudu v Praze, sp. zn. L 5243 (dále jen „spolek“ nebo „správce“)

Zpracování osobních údajů Informujeme Vás jako naše zaměstnance nebo uchazeče o zaměstnání, dodavatele nebo uchazeče o dodavatelskou spolupráci, členy spolku nebo zájemce o vstoupení do spolku, členy našich orgánů nebo pokud jste nás sami kontaktovali, o níže popsaném zpracování Vašich osobních údajů a zásadách ochrany osobních údajů s tím spojených. Ochrana Vašich osobních údajů je pro nás důležitá, a proto se budeme v našich vztazích s Vámi vždy řídit těmito zásadami. V případě, že budete potřebovat kteroukoliv část textu vysvětlit, poradit anebo projednat další zpracování Vašich osobních údajů, můžete se na nás kdykoliv obrátit na e-mailové adrese: office@golfpodebrady.cz nebo písemně na adresu Na Zálesí 530, Poděbrady III, 290 01 Poděbrady.

1. Jaké osobní údaje zpracováváme a proč?

Jako správce osobních údajů o Vás zpracováváme osobní údaje v následujících případech:

1.1. Jste uchazeč o zaměstnání na základě pracovní smlouvy V případě uchazečů o zaměstnání na základě pracovní smlouvy zpracováváme následující osobní údaje: – jméno a příjmení, bydliště, trvalý pobyt, doručovací adresu, datum narození, dosažené vzdělání, zdravotní stav (zdravotní způsobilosti zaměstnance v rámci lékařské prohlídky před nástupem do zaměstnání), e-mailová adresa, telefonní číslo, a zpracováváme je za následujícími účely, po níže uvedené doby a z níže uvedených právních důvodů: a. Uzavření pracovní smlouvy Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem jednání o uzavření pracovní smlouvy a plnění našich povinností v oblasti pracovního práva (např. vstupní lékařská prohlídka) po dobu výběrového řízení až do nástupu do zaměstnání vybraného uchazeče. Právní důvodem je nezbytnost zpracování osobních údajů pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy.

1.2. Jste náš zaměstnanec na základě pracovní smlouvy V případě zaměstnanců zaměstnaných na základě pracovní smlouvy zpracováváme následující osobní údaje: – jméno a příjmení, bydliště, trvalý pobyt, doručovací adresu, datum narození, rodné číslo, číslo bankovního účtu, osobní stav (informace o počtu dětí, informace o manželu/ce), dosažené vzdělání, název a kód zdravotní pojišťovny, číslo pojištěnce, zdravotní stav (zdravotní způsobilosti zaměstnance), e-mailová adresa, telefonní číslo, podpis, a zpracováváme je za následujícími účely, po níže uvedené doby a z níže uvedených právních důvodů: b. Uzavření a plnění pracovní smlouvy Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem uzavření a plnění pracovní smlouvy a plnění našich povinností v oblasti pracovního práva a s tím souvisejících povinností, a to po celou dobu trvání pracovní smlouvy, a dále za účelem ochrany práv souvisejících se smlouvou nebo předsmluvní odpovědností, případně vymáhání pohledávek včetně postoupení pohledávek jiným subjektům k vymáhání, a to po dobu 4 let vzhledem k zákonné promlčecí lhůtě k uplatnění našich práv. Právní důvodem je nezbytnost zpracování osobních údajů pro splnění smlouvy. c. Účetní a daňové účely, mzdová agenda a plnění archivační povinnosti Osobní údaje zaměstnanců zpracováváme za účelem plnění našich povinností v oblasti účetnictví, daní a mzdové agendy (zpracování mezd a odvodů sociálního a zdravotního pojištění), archivnictví a evidencí, a to po dobu maximálně 30 let. Právním důvodem je nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na nás kladeny zákonem. d. Poskytování informací orgánům činným v trestním řízení a jiným orgánům veřejné moci Osobní údaje zpracováváme i tak, že je předáváme v zákonem stanovených případech orgánům činným v trestním řízení a jiným orgánům veřejné moci, a to po dobu zákonem stanovenou. Právním důvodem je nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na nás kladeny zákonem.

1.3. Jste uchazeč o zaměstnání na základě dohody o práci konané mimo pracovní poměr V případě uchazečů o zaměstnání na základě dohody o práci konané mimo pracovní poměr zpracováváme následující osobní údaje: – jméno a příjmení, bydliště, trvalý pobyt, doručovací adresu, datum narození, dosažené vzdělání, e-mailová adresa, telefonní číslo, a zpracováváme je za následujícími účely, po níže uvedené doby a z níže uvedených právních důvodů: e. Uzavření dohody o práci konané mimo pracovní poměr Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem jednání o uzavření dohody o práci konané mimo pracovní poměr po dobu výběrového řízení až do nástupu do zaměstnání vybraného uchazeče. Právní důvodem je nezbytnost zpracování osobních údajů pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy.

1.4. Jste náš zaměstnanec na základě dohody o práci konané mimo pracovní poměr V případě zaměstnanců zaměstnaných na základě dohody o práci konané mimo pracovní poměr zpracováváme následující osobní údaje: – jméno a příjmení, bydliště, trvalý pobyt, doručovací adresu, datum narození, rodné číslo, číslo bankovního účtu, e-mailová adresa, telefonní číslo, podpis, a zpracováváme je za následujícími účely, po níže uvedené doby a z níže uvedených právních důvodů: f. Uzavření a plnění dohody o práci konané mimo pracovní poměr Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem uzavření a plnění dohody o práci konané mimo pracovní poměr a plnění našich povinností v oblasti pracovního práva a s tím souvisejících povinností, a to po celou dobu trvání dohody o práci konané mimo pracovní poměr, a dále za účelem ochrany práv souvisejících s dohodou o práci konané mimo pracovní poměr nebo předsmluvní odpovědností, případně vymáhání pohledávek včetně postoupení pohledávek jiným subjektům k vymáhání, a to po dobu 4 let vzhledem k zákonné promlčecí lhůtě k uplatnění našich práv. Právní důvodem je nezbytnost zpracování osobních údajů pro splnění dohody o práci konané mimo pracovní poměr. g. Účetní a daňové účely, mzdová agenda a plnění archivační povinnosti Osobní údaje zaměstnanců zpracováváme za účelem plnění našich povinností v oblasti účetnictví, daní a mzdové agendy, archivnictví a evidencí, a to po dobu maximálně 10 let, pokud právní předpisy nestanoví dobu delší. Právním důvodem je nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na nás kladeny zákonem. h. Poskytování informací orgánům činným v trestním řízení a jiným orgánům veřejné moci Osobní údaje zpracováváme i tak, že je předáváme v zákonem stanovených případech orgánům činným v trestním řízení a jiným orgánům veřejné moci, a to po dobu zákonem stanovenou. Právním důvodem je nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na nás kladeny zákonem.

1.5. Jste zájemce o dodavatelskou spolupráci (fyzická osoba podnikatel) V případě zájemce o dodavatelskou spolupráci zpracováváme následující osobní údaje: – jméno a příjmení, sídlo, IČO, e-mailovou adresu a telefonní číslo, a zpracováváme je za následujícími účely, po níže uvedené doby a z níže uvedených právních důvodů: a) Uzavření dodavatelské smlouvy Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem jednání o uzavření dodavatelské smlouvy po dobu trvání takového jednání. Právní důvodem je nezbytnost zpracování osobních údajů pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy.

1.6. Jste náš dodavatel (fyzická osoba podnikatel) V případě dodavatelů zpracováváme následující osobní údaje: – jméno a příjmení, sídlo, IČO, e-mailovou adresu a telefonní číslo, podpis, a zpracováváme je za následujícími účely, po níže uvedené doby a z níže uvedených právních důvodů: a) Plnění a uzavření dodavatelské smlouvy Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem uzavření a plnění dodavatelské smlouvy, a to po celou dobu trvání dodavatelské smlouvy, a dále za účelem ochrany práv souvisejících s uzavřenou dodavatelskou smlouvou nebo předsmluvní odpovědností, případně vymáhání pohledávek, včetně postoupení pohledávek jiným subjektům k vymáhání, a to po dobu 4 let vzhledem k promlčecí lhůtě k uplatnění našich práv. Právní důvodem je nezbytnost zpracování osobních údajů pro splnění smlouvy nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy. b) Účetní a daňové účely a plnění archivační povinnosti Osobní údaje dodavatelů zpracováváme za účelem plnění našich povinností v oblasti účetnictví, daní, archivnictví a evidencí, a to po dobu maximálně 10 let od následujícího kalendářního roku po poskytnutí plnění, pokud z platných právních předpisů nevyplývá potřeba delší lhůty. Právním důvodem je nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na nás kladeny zákonem. c) Poskytování informací orgánům činným v trestním řízení a jiným orgánům veřejné moci Osobní údaje zpracováváme i tak, že je předáváme v zákonem stanovených případech orgánům činným v trestním řízení a jiným orgánům veřejné moci, a to po dobu zákonem stanovenou. Právním důvodem je nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na nás kladeny zákonem.

1.7. Jste uchazeč o členství ve spolku V případě uchazečů o členství zpracováváme následující osobní údaje: – jméno a příjmení, titul, datum narození, rodné číslo, státní občanství, trvalý pobyt dle občanského průkazu, korespondenční adresu, e-mailovou adresu a telefonní číslo, golfový handicap, informace o tom, zda jste student a podpis, a zpracováváme je za následujícími účely, po níže uvedené doby a z níže uvedených právních důvodů: a) Podání žádosti o členství Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem posouzení žádosti o členství po dobu nezbytně nutnou až do rozhodnutí o přijetí za člena spolku nebo odmítnutí žádosti o členství. Právní důvodem je nezbytnost zpracování osobních údajů pro provedení opatření přijatých před schválením žádosti o členství.

1.8. Jste člen spolku V případě členů spolku zpracováváme následující osobní údaje: – jméno a příjmení, titul, datum narození, rodné číslo, státní občanství, trvalý pobyt dle občanského průkazu, korespondenční adresu, e-mailovou adresu a telefonní číslo, golfový handicap, informace o tom, zda jste student a podpis, a zpracováváme je za následujícími účely, po níže uvedené doby a z níže uvedených právních důvodů: a) Plnění stanov spolku Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem plnění práv a povinností spojených s Vašim členstvím a tedy stanov spolku, a to po celou dobu trvání členství, a dále za účelem ochrany práv souvisejících s Vašim členstvím případně vymáhání pohledávek včetně postoupení pohledávek jiným subjektům k vymáhání, a to po dobu 4 let vzhledem k zákonné promlčecí lhůtě k uplatnění našich práv. Právní důvodem je nezbytnost zpracování osobních údajů pro splnění stanov. b) Správa korporátních záležitostí Osobní údaje členů spolku zpracováváme za účelem správy korporátních záležitostí spolku, tedy zejména svolávání valných hromad, vedení seznamu členů, předávání osobních údajů členů mezi orgány spolku pro zajištění běžné činnosti spolku, a to po dobu trvání členství člena ve spolku, a po nezbytně nutnou dobu po jeho ukončení. Právním důvodem je nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na nás kladeny zákonem. c) Účetní a daňové účely a plnění archivační povinnosti Osobní údaje členů spolku zpracováváme za účelem plnění našich povinností v oblasti účetnictví, daní, archivnictví a evidencí, a to po dobu maximálně 10 let, pokud z platných právních předpisů nevyplývá potřeba delší lhůty. Právním důvodem je nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na nás kladeny zákonem. d) Informační účely Osobní údaje členů spolku zpracováváme za účelem poskytování informací o pořádaných akcích a dalších aktivitách spolku v rámci běžné činnost, a to po dobu trvání členství ve spolku a dále 10 let po zániku členství. Právním důvodem je oprávněný zájem. e) Marketingové účely Osobní údaje členů spolku zpracováváme za účelem zasílání obchodních sdělení našich partnerů, ke kterým jsme se smluvně zavázali na základě rozhodnutí valné hromady členů, a to po dobu trvání členství člena ve spolku. Právním důvodem je souhlas. Zpracování Vašich osobních údajů pro marketingové účely můžete kdykoliv odmítnout a nebude to mít vliv na naše jiné vzájemné vztahy. Stačí nám zaslat e-mail s příslušnou žádostí na adresu, ze které jste od nás obdrželi marketingové sdělení. f) Poskytování informací orgánům činným v trestním řízení a jiným orgánům veřejné moci Osobní údaje zpracováváme i tak, že je předáváme v zákonem stanovených případech orgánům činným v trestním řízení a jiným orgánům veřejné moci, a to po dobu zákonem stanovenou. Právním důvodem je nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na nás kladeny zákonem.

1.9. Jste uživatel aplikace TCM V případě uživatelů aplikace TCM se o zpracování osobních údajů dozvíte více zde: https://www.golfpodebrady.cz/wp-content/uploads/2022/07/Informace-o-zpracovaniosobnich-udaju-v-aplikaci-TCM.golf_.pdf

1.10. Vykonáváte funkci v orgánu spolku O funkcionářích spolku zpracováváme následující osobní údaje: – jméno a příjmení, bydliště, trvalý pobyt, datum narození, rodné číslo, místo narození, telefonní číslo, e-mailovou adresu a podpis, a zpracováváme je za následujícím účelem, po níže uvedenou dobu a z níže uvedených právních důvodů: a) Správa korporátních záležitostí Osobní údaje funkcionářů spolku zpracováváme za účelem správy korporátních záležitostí, tedy zejména svolávání zasedání orgánů spolku, sepsání zápisů z jednání orgánu, podávání návrhů na zápis změn do spolkového rejstříku, atd., a to po dobu celou trvání funkce a dále po dobu nezbytně nutnou, nejdéle 10 let po zániku funkce, pokud z platných právních předpisů nevyplývá potřeba delší lhůty zpracování. Právním důvodem je nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na nás kladeny zákonem. b) Účetní a daňové účely a plnění archivační povinnosti Osobní údaje funkcionářů spolku zpracováváme za účelem plnění našich povinností v oblasti účetnictví a daní (v případě, že za výkon funkce členovi náleží odměna), archivnictví a evidencí, a to po dobu maximálně 10 let, pokud z platných právních předpisů nevyplývá potřeba delší lhůty. Právním důvodem je nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na nás kladeny zákonem. c) Poskytování informací orgánům činným v trestním řízení a jiným orgánům veřejné moci Osobní údaje zpracováváme i tak, že je předáváme v zákonem stanovených případech orgánům činným v trestním řízení a jiným orgánům veřejné moci, a to po dobu zákonem stanovenou. Právním důvodem je nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na nás kladeny zákonem.

1.11. Kontaktujete nás V případě, že nás sami kontaktujete e-mailem nebo prostřednictvím webového formuláře na našich webových stránkách, zpracováváme většinou Vaše: – jméno příjmení, telefon a e-mail, a zpracováváme je za následujícími účely, po níže uvedené doby a z níže uvedených právních důvodů a) zodpovězení Vašich dotazů V případě, že se nás na cokoliv dotážete, na Váš dotaz odpovíme a výše uvedené údaje zpracováváme po nezbytně nutnou dobu, nejdéle po dobu 1 roku, přičemž po uplynutí doby zpracování budou osobní údaje vždy smazány. Právním důvodem je oprávněný zájem.

2. Kdo má k Vašim osobním údajům přístup?

Vaše osobní údaje pro nás v rámci zvyšování kvality našich služeb a zajišťování některých činností budou zpracovávat níže uvedení zpracovatelé, kteří nám poskytují níže uvedené služby: – právní služby o Mgr. Daniel Macek, ev. č. ČAK: 13995 – účetní a administrativní služby o ASPEKT HM s.r.o., IČO: 25085042 – cloudové služby o Google Ireland Limited, reg. č. 368047 – IT služby o Ing. Jiří Zedník, IČO: 71143866 – Aplikace TCM o TCM.golf s.r.o, IČ: 09038566 – Manažer golfového klubu o Petr Košátko, IČ: 02986248 – Manažerka Golfové Akademie o Karolína Nováková: IČ: 08518289 Spolek jako společný správce uzavřel smlouvu mezi společnými správci osobních údajů s Českou Golfovou Federací. Berte ovšem prosím na vědomí, že s ohledem na měnící se osoby poskytovatelů některých služeb není možné uvést všechny současné a budoucí zpracovatele osobních údajů jmenovitě. Výše uvedený seznam zpracovatelů se proto může v čase měnit.

3. Jaká máte práva ve vztahu ke svým osobním údajům?

3.1. Právo požadovat přístup k Vašim osobním údajům Kdykoliv můžete požádat o naše potvrzení, zda Vaše osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatizovanému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak můžeme požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů, a sice ve výši 100 Kč. 3.2. Právo na opravu Kdykoliv nás můžete požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

3.3. Právo na výmaz Vaše osobní údaje musíme vymazat pokud: (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány; (ii) zpracování je protiprávní; (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování; (iv) ukládá nám to zákonná povinnost nebo (v) odvoláte udělený souhlas se zpracováním.

3.4. Právo na omezení zpracování Dokud nevyřešíme jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, nesmíme Vaše osobní údaje zpracovávat jinak než tak, že je budeme mít pouze uloženy a případně je můžeme použít pouze s Vaším souhlasem nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

3.5. Právo vznést námitku Můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů v případě, že se domníváte, že zpracováváme Vaše údaje nad zákonný rámec pro účely přímého marketingu nebo z důvodu oprávněného zájmu. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány. V případě námitky proti zpracování z důvodu oprávněného zájmu bude tato námitka vyhodnocena a následně Vám sdělíme, zda jsme jí vyhověli a Vaše údaje nebudeme nadále zpracovávat, nebo že námitka nebyla důvodná a zpracování bude pokračovat. Každopádně po dobu, než bude námitka vyřešena, bude zpracování omezeno.

3.6. Právo na přenositelnost Máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, a které jsou zpracovávány automatizovaně a na základě souhlasu nebo smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo na to, aby byly tyto osobní údaje předány přímo jinému správci.

3.7. Právo podat stížnost Pokud se domníváte, že nějakým způsobem porušujeme pravidla zpracovávání osobních údajů, máte právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů.

4. Jsou Vaše osobní údaje u nás v bezpečí?

Pro zabezpečení Vašich údajů děláme maximum tak, aby byly zabezpečeny proti zneužití. V rámci naší činnosti budeme i nadále činit vše, co je v našich silách, aby k takovému bezpečnostnímu incidentu nedošlo, zejména budeme vždy využívat pouze spolehlivá technická řešení. Vždy však existuje určité riziko, že by mohlo dojít k uniku Vašich osobních údajů či k jejich zneužití nebo ztrátě. Pokud by i přes naši nejlepší snahu došlo k bezpečnostnímu incidentu a tento incident by mohl znamenat vysoké riziko pro Vaše práva a svobody, neprodleně Vás o takové skutečnosti informujeme prostřednictvím poskytnuté e-mailové adresy a zveřejněním takové informace na našich webových stránkách včetně veškerých nutných podrobností.

5. Dozorový úřad

Na naši činnost taktéž dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů, u kterého můžete v případě Vaší nespokojenosti podat stížnost. Více se dozvíte na internetových stránkách úřadu (www.uoou.cz).

6. Kontakt

Pokud máte připomínky nebo stížnost týkající se ochrany osobních údajů nebo dotaz na osobu zodpovědnou za ochranu dat v našem spolku či uplatňujete některé ze svých práv, kontaktujte nás na e-mail office@golfpodebrady.cz – na Vaše dotazy či připomínky odpovíme do 30 dnů.

7. Změny zásad Naše zásady ochrany osobních údajů

mohou být čas od času změněny. Vaše práva vyplývající z těchto zásad ochrany osobních údajů bez Vašeho výslovného souhlasu neomezíme. Všechny změny zásad ochrany osobních údajů zveřejníme na našich webových stránkách. Pokud se bude jednat o významné změny, budeme Vás informovat e-mailem. Verze těchto zásad ochrany osobních údajů pro Vás archivujeme, abyste k nim měli i v budoucnu přístup.

8. Účinnost

Tyto zásady ochrany osobních údajů vstupují v účinnost dne 30. 6. 2022.